Günlük yaşamın bir parçası haline gelmiş belli başlı etkinlikler vardır. Düğün, ürün tanıtımı, hizmet tanıtımı, toplantılar, fuarlar ve örnek verilebilecek daha nice etkinlikler, bahsi geçen etkinliklerin başında gelmektedir. Bu etkinliklerin günlük yaşamın parçası haline gelmesi ise bu bağlamda organizasyon hizmetleri veren firmalar ile çalışmayı bir lüks, bir seçenek olmaktan çıkartıp bir mecburiyet haline getirmektedir. Yani eskiden olduğu gibi organizasyonların kişi eli ile gerçekleştirilip tasarlanmaları mümkün değildir. Çünkü halk söylemi ile söz konusu organizasyonlara ciddi örnekler gerçekleştirilmiş, bu bağlamda çıta yükseklere çıkartılmıştır. Rekabetin yüksek olduğu 21. yüzyılda ise söz konusu çıtaya yaklaşıp her adımda daha kaliteli, daha sorunsuz etkinlikler düzenlemek, oldukça önem arz eder hale gelmiştir. Bu konuda hizmet sunan ve sorunsuz etkinlik vaadi bulunan firmalar ise event şirketleri olarak adlandırılmaktadır.
Event Şirketleri Nasıl Çalışır?
Event organizasyon şirketleri, ya da diğer adı ile etkinlik şirketleri, organizasyonların sorunsuz ilerlemesi, organizasyonlar aracılığı il hedeflenen başarının elde edilmesi amacı ile hizmet sunan ve hem göze hem de akla hitap eden organizasyonlar gerçekleştiren işletmelerdir. Bu firmaların işleyişleri, çalışma şekillerine dair detaylar ise aşağıda verildiği gibidir. Genel olarak organizasyonun 3 aşaması vardır; organizasyon öncesi aşama, organizasyon aşaması ve organizasyon sonrası aşama. Bu aşamaların her biri kendi içerisinde ekstra önem arz eden aşamalardır. Detayları ve kendilerini önemli kılan yönleri ise aşağıda verildiği şekildedir.
Event Organizasyon Öncesi Aşama
Bu aşama, bir nevi plan aşamasıdır. Organizasyonun nasıl yürütüleceği, hedef kitlenin kimlerden oluştuğu, hedef kitlenin istek ve ihtiyaçlarının ne yönde olduğu gibi bilgiler, bu aşamada temin edilmektedir. Event organizasyon şirketleri tarafından bu bilgilerin sorunsuz ve hatasız bir şekilde temin edilmesi ise organizasyonun sorunsuz ilerlemesi, sorun çıkması durumunda da hızlı müdahale edilmesi için gereklidir.
Organizasyon aşamasının en önemli alt aşaması, etkinliğin amacının belirlendiği aşamadır. Yani bu aşamada etkinliğin ne amaçla yapıldığı, kapsamının ne olduğu belirlenmektedir. Örneğin; etkinliğin bir düğün organizasyonu mu, resmi toplantı mı olduğu bu aşamada belirlenmekte, sonraki adım ve planlamalar ise bu aşamada netleşmektedir. Resmi toplantıda temel amaç, hem katılımcılara ihtiyaç duydukları “nefes alma” ortamını sağlamak hem de olayın ciddiyetinin boyutlarını korumaktır. Düğün organizasyonun amacı ise insanları eğlendirmek ve organizasyondan memnun bırakmaktır.
Etkinliğin amacını takip eden bir diğer alt aşama, hedef kitlenin belirlenme aşamasıdır. Aslında etkinliğinin amacının belirlenmesi, bir nevi hedef kitlenin belirlenmesi anlamına da gelmektedir. Çünkü kurumsal toplantılarda hedef kitle, daha resmi kişilerden oluşmaktadır. Oysa eğlence organizasyonları için böyle bir sınırlandırma yapmak mümkün değildir.
Diğer iki alt aşamayı, verilmek istenen mesaj takip etmektedir. Yani organizasyonun amacının bir mesaj ile dile getirilmesi gereklidir. Örneğin kurumsal bir toplantı için böyle bir organizasyonun yapılmasının altında “Bu organizasyonu destekliyoruz, çünkü toplantının ciddiyetinin ve muhatabımızın değerinin farkındayız” mesajının yatması muhtemeldir. Bu mesajın muhatap tarafından anlaşılabilmesi için ise, organizasyona yönelik özel çaba gereklidir.
Event Esnasında Uygulama Aşaması
Uygulama aşaması, en az planlama aşaması kadar önemli bir aşamadır. Planlama aşamasını önemli kılan “önleyici” roldür. Uygulama aşamasını önemli kılan ise “düzeltme, telafi etme” rolüdür. Yani bütün planlamalar yapılıp, bütün detaylar düşünüldükten sonra dahi bir sorun ortaya çıkmışsa, bu sorunun giderilmesi için mümkün olan en kısa sürede müdahale edilmelidir. Bu da ancak doğru görevlileri seçmek ile mümkündür. Çünkü uygulama aşaması, ciddi stres barındıran bir aşamadır. Katılımcıların rol ve tutumları da kimi zaman bu stresi tetiklemektedir. Bu bağlamda stres kontrolü ve yönetimi yapamayacak kişilerin görevlendirilmesi, sorunun çözülme hız ve ihtimalini azaltacaktır. Bu da katılımcıların memnuniyet oranının düşmesinin en kolay yoludur.
Event Organizasyon Sonrası Aşama
Organizasyon sonrası aşama, temel itibari ile bir diğer organizasyon için çıkartılan dersleri kapsar. Yani organizasyonda yapılan doğru adımların, yanlış adımların, etkileşim getiren durumların tespiti bu aşamada gerçekleştirilir. Ancak bu aşama, yalnızca başarılı ve profesyonel event şirketleri tarafından önem verilen bir aşamadır. Yani birçok ajans için organizasyon yalnızca iki aşamalıdır. Bu aşamalar ise organizasyon öncesi ve uygulama aşamaları ile sınırlıdır.
En Başarılı Etkinlik Ajansları
Başarılı etkinlik ajansları, başarılı fuar organizasyon firmaları dendiği zaman akla ilk gelen isimlerden biri, Itworks! Creative Content Company. Ajansımız, başarısını kurumsal geçmişine ve ajans tecrübelerine dayandıran, attığı her adıma “deneyim”, karşılaştığı her soruna “deneyimsel kazanç” gözüyle bakan ve her sorunu çözmeye çalışan bir ekipten kurulu olmasına borçlu. Çünkü sorunlar ile başa çıkmayı başarmış olmak, her etkinliğin daha iyi olması demektir. Her etkinliğin nihayetinde bir diğerinden de iyi, sorunsuz ve zamanında tamamlanması da nihayetinde başarılı olmak. Bu bağlamda deneyimsel kazanç çerçevesinde “vaktinde,” “bütçe içerisinde” ve “hedefine ulaşmış şekilde” gerçekleştirmiş olduğumuz birçok projemiz olduğunu belirtmek isteriz.
Itworks! Olarak yaptığımız etkinlik, lansman organizasyonlarını ve ürün tanıtım çalışmalarını incelemek için: İşlerimiz
Event Nasıl Olmalı, Organizasyon Hizmetleri
Event organizasyon şirketleri bünyesinde bulunması gereken özelliklerin şu şekilde sıralanması, bu bağlamda “Event nasıl olmalı?” sorusunda da cevap verilmesi mümkündür.
- Bir organizasyonun başarılı olmasının temel koşulları, “başarılı ve sorunsuz yönetim” ve “önleyici kontrol sistemi” olmak üzere iki tanedir. Bu iki koşulu bu denli önemli kılan ise hata veya sorun payıdır. Yani hatanın ortaya çıkmasını önlemek için başarılı yönetim ve organizasyon, firmadan kaynaklı olmayan hataların çözülmesi ve büyümeden önlenmesi için ise önleyici kontrol sistemi önem arz etmektedir.
- Etkinliğin her alanında yaratıcı düşüncenin önemi göz önünde bulundurulmalıdır. Düşünüldüğü zaman geçmişten günümüze yüzlerce hatta binlerce organizasyon yapılmış olduğunu görmek muhtemeldir. Örneğin geçmişten günümüze organizasyon hizmetleri adı altında binlerce konser organizasyonu gerçekleştirilmiş olunması muhtemeldir. Ancak bunlardan akılda kalır nitelikte olanların sayısı fazlasıyla azdır. Bunun temel nedeni ise yaratıcılık ile buluşan organizasyonların sayısının az olmasıdır. Yaratıcılık fikrinin önemi de yine ancak alanında profesyonel hale gelmiş event şirketleri tarafından fark edilmektedir.
Event Organizasyon Şirketleri Arasından Seçim Yapmak
Event organizasyon şirketleri arasında seçim yaparken dikkat edilmesi gereken iki temel unsur vardır. Bunlardan ilki deneyim, ikincisi yaratıcılıktır. Zaten bunlardan birinin bulunması, diğerinin beraberinde gelmesine neden olacaktır. Bu bağlamda firma için temel ayırt edici iki yön, bahsi geçen yönlerdir. Yaratıcılık ve deneyim bulunmayan firmalardan akılda kalıcı etkinlik ve organizasyonlar beklemek pek de mümkün değildir. Organizasyonun sınıfı ne olursa olsun, bu iki unsurun önemi göz ardı edilmemelidir.
Sanal Organizasyon Nedir?
Bir önceki başlıkta bahsi geçen “organizasyonun sınıfı” kavramı ile sanal organizasyon kast edilmektedir. Sanal organizasyon, varlığının bir kısmı ya da tamamı iletişim teknolojilerine bağlı olarak ortaya çıkmış bulunan organizasyon çeşididir. Sanal organizasyon, bir hizmet veya ürünü üretmek amacı ile bazı firmaların çoğunlukla geçici olarak bir araya gelmesini ifade etmektedir. Burada dikkat edilmesi gereken unsur şudur; söz konusu firmaların her biri bağımsızdır. Birbirinden bağımsız olan bu firmaların temel amacı ise müşteri taleplerine cevap verecek kaliteli, yenilikçi ürün ve hizmet sunmaktır.
Sanal organizasyon aracılığı ile üretilen ürünün tanıtımı ise reklam organizasyon çalışmaları ile yapılmaktadır. Bu çalışmaların da yine internet üzerinden yapılması mümkün olduğu gibi, fiziki dünyaya taşınması da mümkündür.
Bizimle iletişime geçerek bir etkinlik organize etmenin incelikleri, dikkat edilmesi gereken noktaları öğrenebilir, aklınızdaki ürün tanıtım faaliyetlerini gerçekleştirebilirsiniz.
PAYLAŞ
itworks! etkinlik & organizasyon, tüketici deneyimi ve dijital pazarlama alanlarında 2015 senesinden bu yana alanında uzman ekibiyle hizmet veriyor.